Memindahkan Lembar Kerja Excel

 Memindahkan Lembar Kerja Excel

Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengcopy atau memindahkan sejumlah data dalam satu sheet excel baik secara keseluruhan maupun sebagian.
CARA PERTAMA : Menggunakan Menu Pop-up Tab Sheet.
Ada sejumlah data dalam sebuah sheet excel, ingin Anda copy seluruhnya atau ingin Anda pindahkan letaknya lakukan sebagai berikut. Misal data tersebut sebagai berikut.

Data di atas hanya contoh saja tidak perlu Anda bikin. Anda bisa mengambil contoh data Excel Anda sendiri. Di sini hanya menjelaskan caranya saja dan silahkan diikuti cara tersebut.

1. Kita ingin mengcopy atau memindahkan data sheet “Jurnal“. Klik kanan tab sheet Jurnal lalu pilih Move or Copy.
   
2. Perintah mencopy data dalam lembar kerja yang sama.
   Keterangan :
   
   • Beri tanda centang pada Create a copy adalah perintah untuk mencopy data. Pilih Buku Besar data hasil copy akan diletakkan sebelum sheet Buku Besar. Pilih jurnal.xls adalah perintah copy dalam area file jurnal.xls.
   • Tanda centang pada Create a copy dikosongkan maka perintahnya adalah memindahkan data.
     
   • Pilih (New book0 pada kota bagian atas maka data akan dicopy atau dipindahkan ke lembar kerja baru atau file baru.
     

CARA KEDUA : Blok seluruh isi sheet dan copy atau pindahkan ke sheet lain yang kosong.

1. Untuk memblok seluruh isi sheet gunakan perintah Ctrl A (klik bersamaan) atau klik kotak header pada bagian kiri atas.
   Masih pada sheet data yang diblok, Lalu klik Ctrl C (untuk mencopy) atau Ctrl V (untuk memindah).
2. Kemudian bukalah sheet kosong dan letakkan kursor pada bagian awal atau Sel A1, lalu klik Ctrl V.

Data Validation

Cara Menggunakan Data Validation

Kita dapat menggunakan validasi data pada Excel untuk mencegah duplikat data, sehingga tidak ada data yang sama pada kumpulan sel (range) tertentu.

Berikut cara mencegah duplikat data dengan menggunakan fungsi COUNTIF:

1. Pilih kumpulan sel (range) yang akan divalidasi datanya. Pada contoh ini: B3:B9.
2. Pada Data tab, Data Tools group, klik Data Validation.
   
3. Di Settings tab, bagian Allow, pilih Custom untuk memasukkan formula.
   
4. Di kotak Formula, ketik =COUNTIF($B$3:$B$9;B3)<=1.
   
5. Kita juga dapat memberi peringatan apabila ada data sama yang diketikkan. Caranya:
   • Klik tab Error Alert.
     
   • Di kotak Title, isi judul pesan.
     
   • Di kotak Error Message, ketik isi peringatan.
   • Hasilnya akan seperti gambar berikut.
     

VLOOKUP dan HLOOKUP

FUNGSI VLOOKUP, HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP dalam Microsoft Excel berguna untuk membaca suatu tabel, lalu mengambil nilai yang diinginkan pada tabel tersebut berdasarkan kunci tertentu.
Jika tabel tersusun secara vertikal, kita menggunakan fungsi VLOOKUP.

Dan, jika tabel tersusun secara horizontal, maka kita menggunakan fungsi HLOOKUP.

Cara Penulisan:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Dimana:

• lookup_value: nilai atau sel referensi yang dijadikan kunci dalam pencarian data.
• table_array: tabel atau range yang menyimpan data yang ingin dicari.
• col_index_num: nomor kolom yang ingin diambil nilainya untuk fungsi VLOOKUP.
• row_index_num: nomor baris yang ingin diambil nilainya untuk fungsi HLOOKUP.
• range_lookup: Nilai logika TRUE atau FALSE, dimana Anda ingin fungsi VLOOKUP atau HLOOKUP mengembalikan nilai dengan metode kira-kira (TRUE) atau mengembalikan nilai secara tepat (FALSE). Lebih detilnya dapat dibaca di sini.

Contoh VLOOKUP:

=VLOOKUP(1002,$A$2:$C$4,3,FALSE) akan menghasilkan 68

=VLOOKUP(1003,$A$2:$C$4,2,FALSE) akan menghasilkan GHI

=B10*VLOOKUP(C10,$A$2:$C$4,3,FALSE) akan menghasilkan 340

=B11*VLOOKUP(C11,$A$2:$C$4,3,FALSE) akan menghasilkan 320

=B12*VLOOKUP(C12,$A$2:$C$4,3,FALSE) akan menghasilkan 544

Contoh HLOOKUP:

=HLOOKUP(B1,$B$1:$D$3,2,FALSE) akan menghasilkan XYZ

=HLOOKUP(B1,$B$1:$D$3,3,FALSE) akan menghasilkan 33

---

Sumber lain tentang cara penggunaan VLOOKUP dan HLOOKUP dapat diperoleh di sini:

• Vlookup week - Chandoo.org
  Blog ini memiliki kumpulan artikel tentang penggunaan VLOOKUP yang lebih kompleks dan juga tersedia lembar petunjuk VLOOKUP untuk di-download.
  
• Microsoft Support
  Memiliki kumpulan artikel tentang VLOOKUP dan HLOOKUP, seperti cara menangani error pada penggunaan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP.
  

sortir

 Cara Mengurutkan data pada Excel

Jika anda sering bekerja menggunakan Microsoft Excel, pada suatu saat anda mungkin ingin mengurutkan data secara alfabetis, dari yang terbesar, dari yang lebih lama, dan lain sebagainya. Proses pengurutan data seperti ini biasanya digunakan untuk membuat data yang kita buat menjadi tersusun seperti data diurutkan dari alfabetis A, kemudian B, sampai yang terakhir Z. Atau bila anda ingin mengurutkan nilai raport siswa dari yang jumlah raport  terbesar (ranking 1) sampai ranking terakhir, atau mungkin anda ingin mengurutkannya berdasarkan tanggal dan lain sebagainya.
Hal tersebut dapat anda lakukan dengan cara memilih fasilitas sorting pada Microsoft Excel, berikut langkah-langkahnya :
misal kita buat daftar negara dan ibu kotanya serta benua masing-masing negara, lalu kita ingin mengurutkan data negara tersebut secara alfabetis dari A ke Z maka caranya adalah sebagai berikut :
sebagai contoh kita buat daftar 10 negara.
dari data 10 negara tersebut kita ingin nama negara diurutkan dari alfabetis A sampai Z, maka caranya blok dari cell B2 sampai D12 (berdasarkan gambar di atas).
setelah itu tekan tab data kemudian tekan tombol sort, seperti gambar berikut ini :
setelah kita menekan tombol sort akan muncul jendela sort, untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria yang kita inginkan, misal pada contoh di atas nama negara berada pada kolom B, maka untuk menampilkan kolom B pada daftar sort pertama-tama hilangkan dulu centang pada my data has headers, lalu pada bagian Column (sort by) pilih kolom yang akan kita urutkan (pada contoh ini kita memilih kolom B), lalu pada pada bagian Order kita dapat menentukan apakah urutan itu akan dari A ke Z atau sebaliknya dari Z ke A (tergantung keperluan anda), bila telah selesai melakukan pengaturan tekan tombol OK untuk mengurutkan data sesuai kriteria yang kita inginkan.
Setelah kita urutkan maka data akan terlihat seperti gambar di bawah ini, kita dapat melihat data sudah terurutkan sesuai dengan kriteria yang telah kita tentukan tadi :
Kita bisa juga mengurutkan data dengan metode pengurutan beruntun (bersarang atau nesting) misal kita ingin mengurutkan data benua yang alfabetis A ke Z lalu pada tiap benua tersebut data negaranya pun kita ingin alfabetis dari A ke Z, maka kita dapat melakukan/menambahkan kolom pada jendela sort tadi, misal sebagai berikut :
pertama-tama kita tambahkan dulu kolom yang akan kita jadikan kriteria kedua dengan menekan tombol Add Level, lalu pada kolom pertama (sort by) kita pilih kolom D, lalu pada kolom kedua (then by) kita pilih kolom B (maksudnya program mengurutkan dulu kolom D yakni Nama Benua, lalu setelah itu mengurutkan kolom B yakni kolom Nama Negara), bila anda ingin mengurutkan Nama Negara Negara dulu anda tinggal memasukkan kolom B pada kolom pertama lalu pada kolom kedua masukkan kolom D. maka hasilnya seperti gambar di bawah ini.
Jika kolom pertama kolom D dan kolom kedua kolom B :

pada gambar di atas kita dapat melihat nama benua telah terurut dari A ke Z, kemudian pada tiap benua negaranya pun telah terurut secara alfabetis pula dari A ke Z.
Jika kolom pertama kolom B dan kolom kedua kolom D :
pada gambar di atas data terurut mulai dari negara yang alfabetis A ke Z, hasilnya sama dengan sorting pertama tadi di atas, karena proses sorting biasanya dilakukan dari yang lebih besar dulu, yang lebih umum dulu, jadi jika anda bermaksud membuat pengurutan bertahap (bersarang) maka biasanya digunakan cara pertama (pada contoh di atas kolom C dulu baru kolom B)
Catatan :

• bila anda ingin mengurutkan data berupa angka maka pada bagian order terdapat pilihan Smallest to Largest (data dari yang terkecil ke data yang terbesar) dan Largest to Smallest (data dari yang terbesar ke data yang terkecil
• bila anda ingin mengurutkan data berdasarkan tanggal maka pada bagian order akan terdapat pilihan  Oldest to Newest (data diurutkan dari yang terlama ke yang terbaru) dan Newest to Oldest (data diurutkan dari yang terbaru ke yang terlama).

sumber : http://kodecahaya.blogspot.com/2010/12/cara-mengurutkan-data-pada-excel.html#ixzz29FOol9W2

filter

Memfilter data di Excel

Jika anda mempunyai data pada file excel dalam jumlah yang banyak anda dapat menyortir data apa saja yang ingin ditampilkan di layar. Untuk dapat memfilter data lakukan langkah berikut:

1. Blok tabel data yang akan difilter
2. Pilih Data > Filter > AutoFilter
3. Pada baris paling atas dari tabel yang di blok akan muncul tanda segitiga menyerupai combo box.
4. Combo box ini jika anda klik akan berisi data pilihan yang datanyaberasal dari data pada kolom tersebut. Jika anda memilih salah satu data dari combo box yang muncul, maka data tabel akan terfilter sesuai dengan pilihan yang anda pilih pada combo box.

Anda dapat memfilter data secara bersama-sama dari beberapa kolom atau field sesuai dengan kebutuhan anda. Ciri data dalam tabel dalam kondisi terfilter adalah gambar segitiga pada combo box judul kolom berwarna biru sedangkan data yang tidak terfilter berwarna hitam.

Sedangkan untuk membatalkan efek filter pada data tabel anda klik gambar segitiga combo box yang berwarna biru kemudian pilih All dari data combo box yang muncul. Untuk meremove atau menghilangkan fasilitas filter maka anda harus menonaktifkan menu Auto Filter degan cara memilih menu Data > Filter > Autofilter

microsoft excel dan word

Pengenalan Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

1.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.
3. Muncul Gambar 1.1

1.2  Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 

mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

Gambar 1.1

Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:

1) Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

2) Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 

dokumen.

3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4) Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.


5) Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6) Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7) Cell
8) Nomor Baris
9) Nomor Kolom
10) Nama Range
11) Fungsi
12) Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.


1.3 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.



Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”           pada Cell aktif tersebut.
# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan                    dibawah ini:

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel           dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan Cell
# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1                      kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul                    laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.


Gambar 1.3.
4. Penggunaan format Tabel dan Cell
# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi              border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini ,              kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

Gambar 1.4
# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 1.4. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:
* Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol  dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

Microsoft Word

Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang cukup lengkap dan lebih otomatis. bahkan perintah dan fungsi yang disediakan oleh software ini menunjang berbagai keperluan mulai dari pengetikan atau penyusunan naskah biasa, laporan, surat kabar sampai dengan fax.

Pada Bab ini kita akan berkenalan dengan menu Home.
Pada menu ini terdapat kelompok toolbar

• Clipboard
• Font
• Paragraph
• Styles
• Editing

Cara memulai aplikasi Microsoft Word

Langkah-langkah :

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Office Word 2007.
3. Muncul Gambar berikut

Unsur-unsur utama Layar Ms Word.

• Judul Window

Baris Judul Menampilkan nama file dan aplikasi Microsoft Word, nama file sebelum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya.

Di pojok kanan sebelahnya window terdapat button  untuk melakukan minimize, maximize dan menutup aplikasi word.

• Office Button 

Digunakan untuk:
- Membuat file baru
- Membuka file
- Menyimpan file
- Mencetak
- Keluar dari word
Disebelah kanan office button terdapat button  yang digunakan untuk menyimpan, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar

• Customize Quick Access Toolbar 

Digunakan untuk menampilkan button2 yang diinginkan untuk tampil pada task bar, sebagai contoh jika kita klik button open dan new document, akan muncul button tersebut pada task bar  sebagai tips, tampilkan button yang sering anda gunakan untuk mempercepat pengerjaan.

• Menu

Menu pada Ms Word 2007 ditunjukkan pada gambar berikut

Setiap menu yang aktif (yang kita Klik) akan memunculkan toolbar dibawahnya.

• Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar yang berbentuk tombol) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Sebagai contoh kalo kita klik menu Home, akan muncul toolbar berikut